逆質問を具体例を交え考えていくシリーズ第六弾！求人票には記載されてない業務について確認したいとき、中編、後編では具体例を確認していきます 中編では、"書類作成"・"電話対応"どこまで？…など、どのように質問していくのがベストか考えてみましょう 前編ではそんなときにも使える面接でのコミュニケーション「4W1H」について確認してます よろしければこちらの内容を踏まえてご覧ください♪
中編で取り上げる内容
前編 – 面接でのコミュニケーション「4W1H」
☆ 中編 – 書類作成と電話対応
後編 – その他（職種別の汎用例）
求人票には記載されていない業務
応募するポジションの業務内容を確認するとき多くの方が確認するのは求人票です
求人票に記載されている業務内容を見てどのように感じますか？
ある人は分かりやすい、だいたい想定ができた
と思うかもしれません
そして、またある人は
意味合いが曖昧だな…
記載内容以外にも業務があるに違いない…
このように考えるかもしれません
Web上の情報であったり、紙面でプリントされた情報であったり
雇用形態や応募方法によって確認する媒体はまちまちです
求人票には記載されていない業務
求人票には詳細が記載されていない業務
面接時に、どのように質問するのが望ましいか考えてみましょう
書類作成
求人票に「その他、書類作成」と記載がある場合もあります
ある意味、会社という組織に所属している限り
何らかの書類作成は必ず不随するものかもしれません
Web・社内独自システム・officesoft…とツールや
出力方法も様々でしょう
はい！「書類作成」ですね！と自身が想定した業務と
実際の業務は果たしてイコールでしょうか
この場合、職種によって質問の展開を変える必要がありそうです
3つの例をあげ考えてみましょう
求人票には記載されてない業務
・書類作成（制作職／WEB・DTP）
・電話対応、来客対応 - 技術職（オペレーション）
・電話対応、来客対応 - 技術職（各種ディレクター）
・企画、デザイン（どこまで？） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
・その他、庶務（オフィスワーク全般） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
★ポイント★
書類作成＝提案書類？仕様書？
★気になること★
請求書など証票類のこと？
いつ必要な書類？
例えば…
STEP1：
「先ほど業務のご説明を頂いた中に”書類作成”とお伺いしました」
そして
STEP2-A：
「私が作成を担当する書類は、提案書類（または仕様書など）でしょうか？」
または
STEP2-B：
「私が作成を担当する書類は、どのような書類でしょうか？」
そして
STEP3：
「提案書類（または仕様書など）は、社内向けでしょうか？それともクライアント向けでしょうか？」
さらに
STEP4
「社内向けの提案資料（または、その他の資料）は前職でも作成しておりましたので想定がつきます」
「クライアント向けの資料は作成経験がありません。もしよろしければ、おおまかなフローを教えていただくことは可能でしょうか」
自分が経験したことのある業務は何か、未経験の業務は何か
相手に分かりやすく伝えてみるのはいかがでしょうか
例文では”STEP4”の最後に自身の経験を伝えるスクリプトを組みました
場合によっては、”STEP2”のタイミングにて先に伝えるのも有効です
求人票には詳細が記載されてない業務例
・書類作成（設計CAD職）
・電話対応、来客対応 - 技術職（オペレーション）
・電話対応、来客対応 - 技術職（各種ディレクター）
・建築CAD（図面・使用CAD割合） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
・その他、庶務（オフィスワーク全般） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
★ポイント★
書類作成＝申請書類のこと？
★気になること★
請求書など証票類のこと？
業務の割合は？
例えば（建築CAD職）…
STEP1-A：
「求人票を拝見した際、業務の中に”書類作成”とありました」
「私が作成を担当する書類は、確認申請関連の書類でしょうか？」
または
STEP1-B：
「求人票を拝見した際、業務の中に”書類作成”とありました」
「私が作成を担当する書類は、どのような書類でしょうか？」
そして
STEP2：
「証票類（または確認申請書など）の作成は、経験が無く不安があります
部内に同じ業務をされている方はいらっしゃいますか」
さらに
STEP3-A：
「割合で考えた場合、図面作図と書類作成の業務割合はどの程度でしょうか？」
または
STEP3-B：
「前職ですと、書類作成は多くても全体業務の1～2割程度でした」
「今回のポジションの場合はいかがでしょうか？」
業務経験により質問の展開が変わりそうですね
作成経験あり＝「…申請関連の書類でしょうか？」
作成経験なし＝「…どのような書類でしょうか？」
求人票には詳細が記載されてない業務例
・書類作成（事務職・アシスタント）
・電話対応、来客対応（事務職・アシスタント）
・その他、庶務（オフィスワーク全般） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
★ポイント★
書類作成はメイン業務
★気になること★
いつ業務が重なるか？
誰と連携するのか？
例えば…
STEP1-A：
「私の担当する業務は書類作成がメインになるかと想定しております」
「御社の締め日はいつでしょうか？」
または
STEP1-B：
「御社の締め日は〇〇日と拝見しました」
「締め日以外の繁忙日はありますでしょうか？」
そして
STEP2：
「同じ業務をしている方はいらっしゃるのでしょうか？」
話の展開の仕方が難しいと感じた場合、”いつ（When）”を使うと展開しやすいです
営業2名に対してアシスタント1名など、フォローする対象が決まっている場合もありますね
電話対応（来客対応）
職種によっては「電話対応、来客対応」など求人票に記載のある場合もあります
職種によって対応頻度の違いはあるとはいえ
書類作成に続き、多かれ少なかれ必要な場面もあるのではないでしょうか
そして、誰でも可能性があるだけに
苦手意識の強い方もいらっしゃるのは事実でしょう
また、来客が”案内程度”ではない場合、担当営業などと同席するのか
それとも、一人で対応するのか気になる方もいらっしゃるかもしれません
では、どのように質問するのがベストでしょうか
3つの例をあげます
求人票には詳細が記載されてない業務例
・書類作成（設計CAD職）
・電話対応、来客対応 - 技術職（オペレーション）
・電話対応、来客対応 - 技術職（各種ディレクター）
・建築CAD（図面・使用CAD割合） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
・その他、庶務（オフィスワーク全般） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
★ポイント★
電話対応・来客対応の初動はメイン担当である可能性は低い
※但し 企業規模や理念により一概には言えない
★気になること★
取次メイン？
何人くらいで対応する（どれくらいの頻度で対応する）？
例えば（電話対応の場合）…
STEP1-A：
「前職は少人数にて企画制作を行っている部門にて就業しておりました」
「そして、部内のクライアントからの”受電対応”も行っておりました」
「ですが、部内専用の外線番号があったため、用件は限られていました」
「御社ではクライアントからの入電は、どのように対応なさっていますか？」
または
STEP1-B：
「求人票に”電話対応”と記載されているのを拝見しました」
「頻度は少ないですが、前職でもアシスタント職や営業担当が出払っている際には
率先して“入電対応”を行っておりました」
「ですが、その際は”内線対応”や”取次程度”の内容でした」
「御社では、どのような”電話対応”が必要になるでしょうか？」
そして
STEP2：
「私の他にも、電話対応をしている方はいらっしゃるのでしょうか？」
業務経験や得手不得手（得意かどうか）により質問の展開が変わりそうですね
経験あり＝「…クライアントからの”入電（または来客）”はどのように対応…？」
経験なし＝「…どのような”電話（または来客）対応”でしょうか？」
◎経験のない方や不得意な方◎
「”率先”して対応してきた」
「”率先”して対応していきたい」
などの言葉をはさみながら現状を伝えましょう
求人票には記載されてない業務
・書類作成（事務職）
・電話対応、来客対応（事務職・アシスタント）
・その他、庶務（オフィスワーク全般） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
★ポイント★
電話対応・来客対応の初動はメイン担当である可能性が高い
★気になること★
取次メイン？
何人くらいで対応？
一日にどれくらい対応する？
例えば（電話対応の場合）…
STEP1：
「前職では受注業務も担当しておりクライアントからの”受電対応”もありました」
「特に、始業時間直後や休憩時間終了後は入電が多く複数名で対応しておりました」
「その際、受注以外の用件の場合は担当者への取次対応を行いました」
「御社ではクライアントからの入電はどのように対応なさっていますか？」
そして
STEP2：
「私の他にも、電話対応（または来客対応）をしている方はいらっしゃるのでしょうか？」
さらに
STEP3：
「クライアントなど外線対応は1日におおよそ何件くらいあることが多いのでしょうか」
電話（来客）対応をすることに前向きであることが伝わるよう
自身の経験を伝えながら、知りたいことを質問してみるのはいかがでしょうか
嫌がっていると受け取られることは職務的にマイナス評価になり得ます
求人票には詳細が記載されてない業務例
・電話対応、来客対応 - 技術職（ディレクター／各種制作・PM、SEなど）
・企画、デザイン（どこまで？） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
・その他、庶務（オフィスワーク全般） ※後編掲載（2022/12/23～）時に公開
★ポイント★
電話対応・来客対応はメイン業務の一つである可能性が高い
★気になること★
クライアントの業種は？
担当するクライアントの数は？
取次など行ってくれるアシスタントや同じポジションのスタッフはいる？
例えば（Webディレクターの場合）…
STEP1：
「前職では一般企業や官公庁のクライアントが多く、そういったクライアントからの”受電対応”は想定がついております」
「御社のクライアントは住宅販売やBtoC向けの店舗運営をなさっている企業も多いとお聞きしました」
「私のポジションですと一度に担当するクライアント数は何社くらいでしょうか？」
そして
STEP2：
「私の他にも、同じポジション、または電話対応をしている方はいらっしゃるのでしょうか？」
さらに
STEP3：
「私事ですが、今年中学生に上がる長男が部活をしており月に2回ほど土日や祝日に付き添いが必要な場面があると見込んでおります」
「休日や時間外の対応の多くなる時間帯（曜日）など、もし想定があれば教えていただくことは可能でしょうか」
対応は前提とし、自身の経験を伝えながら知りたいことを質問します
そして特定の都合がある場合、先方の受け答えを確認しながら伝えてみてはいかがでしょうか
そして、立ち入った質問ほど「もし」＋「可能でしょうか」を使うと相手にとって受取やすい聞き方になりそうですね
次回、後編では、職種別の汎用例をテーマに
面接時の逆質問の具体例をみていきましょう
分からないことがあれば、エージェントに相談してみるのも良いと思います
この後も、逆質問の具体例をシリーズで紹介していきますので是非チェックしてください！
面接時の参考になればと思います
